Business Turku Oy:n Ilmoituskanavan tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Business Turku Oy Ab
Joukahaisenkatu 3 A
20520 Turku

2. Yhteystieto rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuoja@businessturku.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Business Turku Oy:n ilmoituskanavan (whistleblowing) kautta tulleiden ilmoitusten käsittely. Ilmoituskanavan tarkoitus on varmistaa, että rekisterinpitäjän toiminnassa noudatetaan hyvän hallintotavan periaatteita ja varmistetaan asianmukaiset toimintatavat liittyen taloudelliseen turvallisuuteen sekä petosten ja väärinkäytösten estämiseen. Ilmoituksia voi tehdä konsernin henkilöstö ja ulkoiset sidosryhmät. Tietoja käsitellään ilmoituksissa tulleiden tapausten tutkinnassa ja mahdollisten seuraamusten käsittelyssä.

Ilmoituskanavan kautta käsitellään seuraavia aiheita
koskevia ilmoituksia:

  • Lahjonnan torjunta
  • Taloudelliset väärinkäytökset
  • Vakavat syrjinnän tai ahdistelun muodot

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää Business Turku Oy:n henkilöstön tai muiden sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden antamia tietoja.
Annetut tiedot voivat sisältää esimerkiksi:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Organisaatio ja asema
  • Muut ilmoituksessa annetut tiedot
  • Ilmoitusta koskevat tiedot, kuten antamisajankohta ja käsittelytiedot

6. Henkilötietojen luovutus ja siirto

Ilmoituskanavan palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Suomen ulkopuolelle. Yksittäisissä tapauksissa, jos ilmoituksen selvittäminen sitä vaatii, tietoja voidaan luovuttaa Suomen ulkopuolelle ilmoituksen tekijän asuinmaahan ja/tai maahan jonka viranomaisille asia siirretään.

7. Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään vain niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi silloin, kuin lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.

Ilmoituksia ja mahdollisesti ilmoitukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta tutkinnan päättymisen jälkeen. Mikäli tapauksesta aiheutuu oikeuskäsittely säilytetään tietoja käsittelyn edellyttämän ajan.

8. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Fyysinen tietoturva on toteutettu palvelun tarjoajan puolesta. Tietoihin pääsy on vain Business Turku Oy:n ennalta määritellyillä henkilöillä, joiden työtehtäviin kuuluu ilmoitusten käsittely. Tietoihin pääsy edellyttää kirjautumista palveluun. Yhteys on suojattu (https).