28.04.2016

Norovirusta, vadelmasmoothieita ja workshoppeja

Kuvittele työpäivä, jossa yhtenä hetkenä seisot spottivalossa 600 hengen yleisön edessä, kun vain minuutteja aikaisemmin olet kirjoitellut kyseisen yleisön edustajille hiki hatussa käsin nimilappuja. Et ole nukkunut silmäystäkään, vaan juokset adrenaliinin voimalla 17 tuntia paikasta toiseen sammuttelemassa milloin mitäkin tulipaloja. Puhelimesi soi kahden minuutin välein, etkä voi millään ennakoida mitä puhelun toisessa päässä odottaakaan (”Tarvitsemme kokonaisen leivän, hankitko?”, ”Infossa joku kysyy rukoushuonetta, mihin ohjaamme hänet?”, ”Ei paniikkia, mutta yksi puhujista on noroviruksessa, joten tarvitsemme päälavalle roskiksen, ihan vain varmuuden vuoksi”). Arvaatko mistä ammatista on kyse?

Kyseessä on hermoja kutkuttava, innostava, univelkaa kerryttävä kokonaisvaltainen tapahtumatuotanto!

Edellä kuvaamani työpäivä kertoo itse tapahtumapäivästä, joka – vaikka hurjalta kuulostaakin – on helpoin osa koko tapahtumatuotantoa. Varsinainen työ on tehty etukäteen. Tuotantoprosessia voisi verrata 10 000 palan palapelin kokoamiseen. Into lähteä kokoamaan selkeitä reunapaloja, tapahtuman raameja, on huima – ideoita piisaa ja inspiraatiota löytyy joka puolelta! Ennen kuin huomaatkaan, konsepti on valmiina. 

Sitten alkaa itse järjestäminen. Ensin järjestellään palat suurempiin kokonaisuuksiin. Ketkä voisivat olla keynote-puhujia? Mistä teemoista lähtisimme rakentamaan seminaareja? Mitkä olisivat kaikkein hyödyllisimpiä workshop-aiheita? Palat järjestellään teemoittain omiin kasoihinsa, ja niitä aletaan sovitella yhteen. Sovittelu vie eniten aikaa, varsinkin jos yhteen päivään on kerättävä yli 60 esiintyjää 25:een eri ohjelmakokonaisuuteen. Yksi kokonaisuus valmistuu nopeammin kuin toinen, ja jotkin palaset eivät millään meinaa loksahtaa paikoilleen.

Monen työntäyteisen kuukauden jälkeen tulee hetki, jolloin tapahtumaan on enää muutama viikko ja palapelissä on jäljellä vielä suuri pläntti sinistä taivasta. Paniikki kasvaa päivä päivältä, kun yrität umpimähkään sovitella täysin samanvärisiä palasia kiinni toisiinsa. Hoidettavaa on niin paljon, että heräät keskellä yötä tuskanhiessä pohtimaan olisiko mustikka sittenkin parempi maku smoothielle kuin vadelma. Onko kaikille esiintyjille varmasti informoitu tarpeeksi hyvin käytännön asioista? Muistitko hankkia sen bussikuljetuksen jatkoille? Vastasitko siihen yhteen kysymykseen VIP-lipuista? Palasia löytyy joka puolelta ja on täysi työ pitää homma edes suhteellisen kasassa. 

Sitten saapuu tapahtumapäivä, ja palapeli on vihdoin valmis! Kaikki ei mennyt putkeen, pari palasta hukkui sohvan alle ja osa joutui imurin uhriksi. Suurimmaksi osaksi tuotos on kuitenkin kaunista katseltavaa, ja ahkera, periksiantamaton työskentely palkitaan. Harva työ on yhtä tapahtumarikasta, opettavaista ja antoisaa kuin tapahtumatuotanto. Parasta on nähdä oman työn tulos, joka tässä tapauksessa kulminoitui viime viikon tiistaina 19.4. Logomossa vietettyyn Creative Business Campiin!

Blogin kirjoittaja Mari Mäkinen oli järjestämässä vuoden 2016 Creative Business Campia.

Kolmatta vuotta järjestettävä tapahtuma keräsi 19.4. Logomoon ennätysyleisön, yli 600 henkeä. Pääpuhujina leirinuotiolla olivat VR-Yhtymän matkustajaliikennejohtaja Maisa Romanainen, bisnesantropologi André Noël Chaker, Supercellin toimitusjohtaja Ilkka Paananen ja tutkimusmatkailijaduo Madventures. Tapahtuman järjesti Turun Seudun Kehittämiskeskus yhdessä Logomon kanssa.